Khamis, 8 April 2010

instrumen asrama cemerlang

Instrument asrama cemerlang

1. PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ASRAMA (20%)
Lembaga Tadbir Asrama
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada fail meja
- Ada mesyuarat bulanan

1.2 Lembaga Pengawas Asrama
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada senarai tugas terperinci
- Ada bilik khas
- Ada mesyuarat bulanan

1.3 A. Jawatankuasa Biro/Lujnah
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada mesyuarat bulanan
B. Jawatankuasa Kamar/ Dorm
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada mesyuarat bulanan

1.4Maklumat Data Pelajar
- Ada direkodkan
- Lengkap dan dikemaskini

1.5Takwim Asrama
- Disediakan dan dipamerkan

1.6 Borang Pesanan Makanan
- Disediakan
- Catatan lengkap
- Disemak dan ditandatangani oleh Pengetua/ Penolong Kanan

1.7.Borang Laporan Makanan Bulanan
- Disediakan dan kemaskini
- Salinan dihantar ke Jabatan/Kementerian
- Penghantaran direkodkan

1.8.Borang Laporan Makanan Harian
- Ada catatan
- Lengkap dan kemaskini
- Ditandatangani oleh pembekal setiap hari

1.9 Laporan Harian Warden & Penyelia Asrama
- Ada buku khas
- Lengkap dan kemaskini
- Disemak dan ditandatangani oleh Pengetua/ Penolong Kanan

1.10 Laporan Harian Pengawas Bertugas

- Ada buku khas
- Laporan lengkap dan kemaskini
- Disemak dan ditandatangani oleh Warden

1.11 Mempunyai Bahan-Bahan Rujukan Berikut

- Buku Panduan Pelaksanaan Kontrak
Bekalan Makanan Bermasak Asrama
- Dokumen Perjanjian Kontrak Bekalan
Makanan Bermasak
- Buku Peraturan Asrama
- Buku Rekod/Pas Keluar Masuk Penghuni
- Pekeliling Berkaitan Dengan Asrama

1.12 Sistem Fail

- Ada fail Am, Disiplin, Akademik, Kokurikulum dan Pekeliling Asrama
- Ada minit
- Kandungan Tersusun
- Disemak dan ditandatangani oleh Warden/ Ketua Warden )

1.13Pengurusan Stok (Harta Modal, Inventori & Bekalan Pejabat Teratur & Tersusun)
- Ada buku stok
- Butir-butir lengkap dan kemaskini
- Terdapat semakan sekurang-kurangnya
2 kali setahun dan disahkan/ditandatangani serta cop rasmi Pengetua

1.14 Kewangan
A. Buku Tunai
- Ada Buku Tunai
- Lengkap dan kemaskini
- Diimbang setiap bulan
- Disemak dan ditandatangani oleh Pengetua

B. Terimaan
- Ada Surat Kebenaran/Penurunan Kuasa
kepada pegawai yang dibenarkan membuat kutipan
- Daftar stok Buku Resit diselenggarakan bagi resit pejabat dan resit pelajar
- Resit rasmi dikeluarkan kepada pegawai pemungut apabila kutipan diserahkan ke
pejabat

C. Bayaran
- Ada Buku Daftar Bil
- Borang Pesanan (LO) disediakan dengan sempurna bagi setiap pembelian RM50.00
ke atas
- Bil-bil dijelaskan dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan
- Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dipalang
- Dokumen pembayaran lengkap dan disahkan oleh Pengetua

D. Lain-Lain
- Ada mesyuarat perancangan kewangan
- Buku Tunai, Buku Cek dan dokumen- dokumen lain terkawal dan disimpan di
tempat yang selamat
- Tindakan susulan diambil terhadap perkara- perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Audit
- Tiada teguran Audit

- Penggunaan komputer dalam pengurusan asrama

E. Kreativiti / Inovasi
(Perlu ada dokumen sokongan)

Tiada ulasan:

Catat Ulasan