Sabtu, 15 Mei 2010

pelupusan

PELUPUSAN

1. DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan adalah satu proses di mana sesuatu aset / barang awam yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau diiperlukan dan perlu dikeluarkan dari simpanan dan rekod.

2. ASET
Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau dipindah milik

3. JENIS ASET

• Semua barang yang diperolehi daripada sumber wang kerajaan atau suwa

• Aset/barang yang dirampas/lucut hak milik/tidak bertuan/tidak dituntut (proses pelupusan tertakluk kepada Akta, Undang-undang dan Peraturan tertentu.)

• Aset/barang yang diterima sebagai hadiah/sumbangan

• Sampel/barang contoh tender/kontrak (Tatacara perlu disediakan oleh Kementerian/Jabatan

• Buku teks (SPBT)

4. OBJEKTIF PELUPUSAN

 Mendapat hasil pulangan yang terbaik

 Jimat ruang

 Akaun/rekod kedudukan sebenar dapat dikemaskini dan disempurnakan

 Mengelakkan barang-barang tersebut menjadi lebih tidak ekonomik untuk dilupuskan secara jualan sekiranya ia disimpan.


5. TUJUAN

 Untuk mengatasi :

• Kos menyimpan meningkat – contoh: kos sewaan bangunan, penggunaan elekterik, pengurusan, penyelenggaraan.

• Susut nilai – makin lusuh, rosak – turun nilai

• Risiko kehilangan – tanpa jagaan / penyeliaan

• Risiko kerosakan

• Risiko keusangan – lapuk/tidak boleh dipakai

• Kesempitan ruang – bilik dipenuhi barang-barang

• Pembaziran – tidak digunakan

• Modal terikat – tiada pulangan / hasil

 Membolehkan Jabatan mendapat gantian / barang baru

6. BILA PERLU DIBUAT PELUPUSAN

• Barang-barang yang pecah dan rosak
• Habis tempoh penggunaan yang ekonomik
• Tidak ekonomik dibaiki
• Lusuh/usang
• Kondem
• Tamat tempoh penggunaan
• Melebihi keperluan (berlebihan)
• Tidak sesuai lagi digunakan (akibat perubahan teknologi)
• Tidak/lambat bergerak (di stor)
• Sudah diganti
• Tidak diperlukan lagi
Disyorkan selepas urusan verifikasi stok, pengiraan stok dan pemeriksaan stok.
7. HAD AMAUN MAKSIMUM PELUPUSAN / HAPUS KIRA HARTA BENDA KERAJAAN YANG BOLEH DILULUSKAN KETUA-KETUA JABATAN / BAHAGIAN DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA DAN JUGA PENGARAH PELAJARAN NEGERI

- Perbendaharaan Malaysia Melebihi RM50,000 seunit atau RM500,000 secara aggregat (melalui Bahagian Kewangan)


KSU KPM/Ketua Jabatan/Bahagian KPM/ Pengarah Pelajaran Negeri/
Pengarah Bahagian Pengurusan Pendidikan Teknik & Vokasional- Sehingga RM50,000 seunit atau RM500,000 secara aggregat

8. TATACARA PELUPUSAN

8.1. Tanpa Lembaga Pemeriksa (Panduan 218 PPTPS)

• Barang/aset yang nilai perolehan asal tidak melebihi RM20,000 seunit dan RM300,000 secara aggregat – tidak boleh digunakan dengan ekonomi, hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

• Tidak bernilai untuk dijual : Contoh – pinggan mangkuk pecah
• Tidak boleh dijual disebabkan dasar kerajaan/keselamatan awam
• Senaraikan aset/barang
• Borang Pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa (AP 218).
• Kemukakan senarai kepada Pegawai Pengawal/ Pengarah Pelajaran atau pegawai yang telah diturunkan kuasa untuk meluluskan pelupusan (Ruj. PU(B)116. dan PU (B) 513)

• Senarai tidak perlu dihantar ke Kementerian Kewangan.
• Jangan campurkan aset/barang yang melebihi RM20,000 seunit dengan yang kurang daripada RM20,000
• Tindakan ini hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengawal/Pengarah Pelajaran Negeri mengikut kadar di atas

8.2. Dengan Lembaga Pemeriksa (Panduan 212 PPTPS)

• Nilai perolehan asal melebihi RM20,000 seunit atau RM300,000 secara aggregat

• Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang menerima perwakilan kuasa – terdiri dari 2 orang pegawai (salah seorang hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset dan barang berkenaan dan perlu membuat pemeriksaan.

• Lembaga boleh dilantik mengikut jawatan atau mengikut nama individu dan mengikut tempoh tertentu dan boleh dibuat secara tahunan pada awal tahun.

• Berkebolehan menilai/menaksir kegunaan barang-barang

• Bagi barang-barang berbentuk kenderaan, mesin atau loji hendaklah memperolehi Sijil Tidak Ekonomik Dibaiki (TEB) daripada penilai JKR atau firma yang mengeluarkannya terlebih dahulu.

• Lembaga Pemeriksa menyediakan daftar barang-barang yang hendak dilupuskan . Borang Kew 300V digunakan ( 6 salinan ) serta 1 salinan dokumen lain seperti sijil TEB, laporan kemalangan atau laporan kerosakan.

• Pendapat dan syor cara pelupusan hendaklah dinyatakan dengan jelas di Laporan Lembaga Pemeriksa.

• Laporan hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/Urusetia Pelupusan.

• Tindakan susulan hendaklah diambil jika kelulusan lewat.

• Bagi barang yang nilai perolehan asalnya melebihi RM50,000 seunit dan RM500,00 secara aggregat, permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia melalui Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran.

9. PENUBUHAN LEMBAGA PEMERIKSA KEMENTERIAN PELAJARAN - Panduan Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor 212 . (Ruj.Sem.KP.1589/5/(97) bertarikh 9 September, 1989)

KSU Kementerian Pelajaran selaku Pegawai Pengawal telah bersetuju melantik pegawai-pegawai berikut untuk menganggotai Lembaga Pemeriksa:

9.1. Jabatan Pelajaran Negeri

- Pengarah Pelajaran / Timbalan Pengarah
- Ketua Sektor
- Pegawai Eksekutif

9.2. Pejabat Pelajaran Daerah

- Pegawai Pelajaran Daerah
- Penolong Pegawai Pelajaran Daerah
- Penyelia Sekolah Rendah




9.3. Pusat Sumber Pendidikan Negeri

- Ketua Penolong Pengarah PSPN
- Pegawai Penyelaras yang tidak ada kaitan dengan pengurusan barang-barang yang dilupus
- Ketua Pembantu Tadbir

9.4. Sekolah Menengah/Sekolah Rendah

- Pengetua/Guru Besar
- Penolong Kanan
- Guru/Ketua Bahagian yang tidak ada kaitan dengan pengurusan barang-barang berkenaan.

10. TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

• Menyediakan jadual pemeriksaan
• Memberitahu Jabatan untuk membuat persediaan (Jabatan boleh membantu dengan menyediakan maklumat tentu di Kew.300V)
• Memeriksa aset / barang
• Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.300V)/ lengkapkannya jika telah disediakan lebih awal.
• Syorkan cara-cara pelupusan yang sesuai (Rujuk SPP Bil.02/1997)
• Menandatangani Kew.300V dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal / Urusetia Pelupusan.

11. SIJIL TEB (TIDAK EKONOMIK DIBAIKI)

Barang-barang berikut perlu mendapat sijil TEB

• Kenderaan bermotor
• Loji
• Jentera
• Mesin/peralatan mekanikal, elekterik, elektronik
• Perakuan Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer (LPPK) /Jawatankuasa Teknikal (untuk peralatan komputer). Ruj.SPP 7/1995

12. SIAPA YANG MENGELUARKAN SIJIL TEB

• Pegawai-pegawai yang berkelayakan dalam bidang-bidang tertentu seperti Jurutera Jentera,Jurutera Mekanikal, Jurutera Elektrik
• Pembekal atau agen pembekal
• Syarikat yang menyenggarakan aset

• Rekod penyelenggaraan di Kew 312 (Daftar Harta Modal) boleh digunakan bila bermasalah memperolehinya.

• Laporan pemeriksaan firma boleh digunakan dalam keadaan tertentu

• Pegawai yang mengeluarkan Sijil TEB hendaklah tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan/pengendalian aset.


13. KAEDAH PELUPUSAN (Mengikut Tatacara Pengurusan Stor (Panduan 222 – 225) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 02/1997)

13.1. Penjualan melalui:

• Tender
• Sebutharga
• Lelong
• Tukar beli (trade in)
• Kontrak pusat

13.2. Pindahan

• Pindahan kepada agensi kerajaan negeri atau badan berkanun memerlukan kelulusan Perbendaharaan Malaysia terlebih dahulu.

• Pindahan kepada agensi kerajaan persekutuan hanya perlu dimaklumkan sahaja kepada Perbendaharaan.

• Perlu disokong oleh ‘Surat Setuju Terima’ dari agensi yang menerima.

13.3. Hadiah

• Perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan (Permohonan melalui Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia)

• Perlu disokong oleh ‘Surat Setuju Terima’

13.4. Tanam / Bakar / Buang / Tenggelam / Lebur

• Untuk barang-barang makmal, bahan kimia dan barang yang rosak teruk
• Dirujuk kepada Pihak Berkuasa Tempatan di tempat masing-masing
• Mengikut garis panduan Jabatan Alam Sekitar / agensi lain yang berkaitan

13.5. Cara-cara lain

Kaedah pelulusan perlu memberi keutamaan kepada kriteria pulangan hasil yang sesuai dan paling menguntungkan kerajaan.


14. PELUPUSAN PERALATAN KOMPUTER (SPP Bil. 7 Tahun 1995) – Garispanduan Pelupusan Peralatan Komputer

14.1. Tafsiran

Semua perkakasan atau komponen fizikal, dan perisian dalam sesuatu sistem komputer

14.1.1. Perkakasan atau komponen fizikal – perkakasan utama sistem komputer, perkakasan peripheral, alat-alat input/output, perkakasan komunikasi dan media komputer
14.1.2. Perisian komputer – semua jenis program dalam sistem komputer.
14.2. Kriteria.

14.2.1. Keupayaan / kecekapan peralatan adalah rendah
14.2.2. Kos penyelenggaraan/kos pengoperasian adalah tinggi berbanding prestasi peralatan.
14.2.3. Kekerapan berlaku ralat (error)
14.2.4. Firma/agen pembekal tidak lagi beri khidmat sokongan
14.2.5. Alat-alat ganti sukar diperolehi
14.2.6. Diperakukan oleh LPPK
14.2.7. Nilai perolehan asal melebihi RM10,000 tiap satu atau RM100,000 keseluruhan.

14.3. Penubuhan Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer (LPPK)

14.3.1. Dilantik oleh Ketua Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran Malaysia (MAMPU) yang terdiri dari
• Pengerusi - Ketua Pengarah / Timbalan Ketua Pengarah MAMPU
• Ahli – Seorang Juruanalisa Sistem (Kategori F2 ke atas) dari INTAN
• Ahli – Seorang Jurutera Elektronik Malaysia (MIMOS)
• Ahli – Seorang Pakar Komputer dari Universiti Tempatan
• Ahli – Seorang Pakar Komputer dari mana-mana agensi sektor awam

14.3.2. Berpengalaman sekurang-kurangnya 5 tahun dalam bidang komputer
14.3.3. Perlantikan untuk satu tempoh tidak melebihi 2 tahun
14.3.4. Korum untuk mesyuarat LPPK ialah 3 orang

15. PELUPUSAN BUKU TEKS (SPBT)
(Rujuk Surat Pekeliling Kewangan Bil.2/1989)

15.1. Lembaga Pemeriksa – Ditubuhkan di peringkat sekolah
- Pengarah Pelajaran Negeri/Pegawai yang dilantik
- Pengetua/Guru Besar sekolah berkenaan
- Guru Kanan/Penolong Kanan sekolah berkenaan
- Guru SPBT sekolahberkenaan.

15.2. Pelupusan Buku Teks Agama Islam perlu diasingkan dan dilupuskan secara dibakar. (Tidak boleh diserahkan kepada Jabatan Percetakan atau Kontraktor)

16. HASIL PELUPUSAN

• Hendaklah dipulangkan sebagai hasil kerajaan dan dihantar kepada PTJ masing-masing

17. TUGAS URUSETIA PELUPUSAN DI JABATAN/BAHAGIAN

• Menguruskan perlantikan Lembaga Permeriksa (Minta cadangan ahli dari Jabatan jika perlu)

• Minta Laporan Lembaga Pemeriksa daripada Lembaga yang telah dilantik.

• Perolehi kelulusan daripada Pegawai Pengawal / Pegawai yang telah diperwakilkan kuasa atau Kementerian Kewangan.

• Hantar peringatan jika kelulusan belum diterima.

• Sampaikan kelulusan kepada agensi untuk tindakan pelupusan.

• Susuli sehingga pelupusan selesai (Pastikan dalam tempoh 3 bulan)

• Pohon lanjutan pelupusan atau cara pelupusan lain jika pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh 3 bulan.

• Perolehi Sijil Pelupusan (Kew.300X)

• Hantar Sijil Pelupusan ke Bahagian Kewangan / Audit Negara.

• Pastikan rekod dikemaskini ( Catat di Daftar Harta Modal/Inventori/ Rekod Stok)

• Laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kementerian Pelajaran Malaysia tiap-tiap 3 bulan mengenai urusan pelupusan.

18. TINDAKAN PELUPUSAN SELEPAS MENDAPAT KELULUSAN

18.1. Pelupusan dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan
18.2. Sediakan 6 salinan Sijil Pelupusan Barang (Kew 300X)
18.3. Sediakan 6 salinan Sijil Saksi (bagi pelupusan secara dibakar, ditanam dan dibuang)
18.4. Hantarkan bersama Kew 300V kepada:

i. Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia
ii. Perbendaharaan Malaysia (Bhg. Pengurusan Perolehan Kerajaan)
iii. Ketua Audit Negara
iv. Pejabat Audit Sekolah Negeri
v. Pengarah Pelajaran Negeri

18.5. Keluarkan barang dari stok
18.6. Pohon perlanjutan tempoh pelupusan atau cara lain jika pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh tersebut.
18.7. Hasil jualan harta benda yang dilupuskan perlu dikembalikan ke hasil kerajaan.

19. PELUPUSAN BAHAN-BAHAN BERCETAK

• Pihak-pihak yang berkuasa memberi kelulusan:

• Jabatan Akauntan Negara
- Dokumen / borang kewangan yang telah digunakan

• Ketua Audit Negara
- Dokumen / borang kewangan yang belum digunakan

• Arkib Negara
- Dokumen Am / Buku / Fail

• Bahan bercetak yang mengandungi unsur-unsur seperti berikut perlu dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan:

• Maklumat / unsur keselamatan
• Dokumen terhad, sulit, rahsia
• Lesen, permit
• Borang dengan maklumat peribadi orang ramai

20. PELUPUSAN DOKUMEN KEWANGAN

• Dokumen Kewangan yang disenaraikan seperti di Lampiran ‘M’ A.P. 150

• Buku Tunai / Baucer Bayaran (Tempoh menyimpan 7 tahun selepas penutupan akaun terakhir sekiranya tiada kes teguran audit)

• Resit pendua ( Tempoh menyimpan 3 tahun )

• Daftar Kutipan Harian / Buku Bayaran Pos ( Tempoh menyimpan 1 tahun )

• Kaunterfoil cek ( Selepas pengauditan tahun berkenaan )

Boleh dimusnahkan tetapi perlu mendapat kelulusan :

Jabatan Akauntan Negara,
Bahagian Perkhidmatan Audit Dalam dan Kawalan,
Tingkat 16 & 23, Plaza Pengkalan,
Batu 3, Jalan Ipoh,
51100 Kuala Lumpur
(u.p: Pemusnahan Dokumen)

dengan terlebih dahulu mendapat pengesahan Ketua Audit Negara dan Ketua Pengarah Arkib Negara ( Permohonan dari luar Kuala Lumpur pengesahan adalah dari Audit Negara dan Arkib Negara Cawangan Negeri masing-masing.

• Pengesahan tambahan dari Badan Pencegah Rasuah, Pegawai Keselamatan Kerajaan dan Audit Dalam Kementerian (jika perlu)

• Pengakuan Jabatan bahawa dokumen yang hendak dimusnahkan tidak lagi mempunyai hal kewangan/perakaunan yang belum selesai dan bebas dari penyiasatan pihak-pihak lain seperti Audit Dalam Kementerian, Badan Pencegah Rasuah, Pihak Berkuasa Polis, Mahkamah dan pihak-pihak yang berkaitan.

• Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) boleh menghantar wakil untuk pemeriksaan ke atas dokumen yang hendak dimusnahkan samada sebelum kelulusan dan/atau selepas kelulusan.

• JANM juga boleh menghantar wakil untuk penyaksian semasa pemusnahan.

KESIMPULAN

Pengetua/Guru Besar perlu memastikan aset sekolah digunakan dengan cara terbaik dan optimum. Dengan cara ini dapat mengelakkan pelupusan dibuat sebelum tempoh aset perlu dilupuskan. Bagi aset yang tidak boleh digunapakai lagi sememangnya perlu dilupuskan melalui tindakan pelupusan mengikut tatacara yang ditetapkan. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dibuat oleh pihak sekolah, kemungkinan pembaziran dan kerugian akan berlaku.

Pelupusan perlu dibuat terhadap aset yang sudah tidak boleh digunakan bagi mengelakkan berlakunya kehilangan dan kerosakan berterusan yang tidak ekoomik lagi kepada jabatan. Dengan cara ini beban tanggungjawab dapat dikurangkan serta boleh meningkatkan lagi tahap pencapaian kerja dari semasa ke semasa. Manakala hasil pelupusan boleh dimasukkan balik ke akaun hasil kerajaan.

Tiada ulasan:

Catat Ulasan